-         szövegszerkesztés, esetleg táblázatkezelés

-         számlázás, esetleg készletkezeléssel

-         könyvelés, bérszámfejtés, pénztárkezelés, amennyiben a vállalkozás maga végzi ezeket a tevékenységeket

-         internet levelezés

-         információk keresése az Interneten, esetleg továbbítása az üzleti partnerek felé

Nézzük meg részletesebben az egyes területeket:

A céges levelek megírásánál már a legritkább esetben használnak hagyományos írógépet, itt gyakorlatilag teljes a számítógépek uralma. Kevesen figyelnek ugyanakkor oda arra, hogy a céges levelezés egységes megjelenésű legyen, még kevesebben tárolják és rendszerezik a számítógépükön ezt a levelezést oly módon, hogy könnyen és gyorsan meg tudjanak találni benne bármit, és a kisebb vállalkozásoknál gyakorlatilag hiányzik az egységes céges megjelenés továbbvitele az egyéb írott, illetve nyomtatott anyagokra: pl. szórólapok, árjegyzékek, termékismertetők, stb.

Sok vállalkozás használ már valamilyen számlázó programot – nagyobb cégek már nem is fogadnak be szívesen kézzel írott számlákat – de itt a használók aránya még messze elmarad a szövegszerkesztést használók arányától, és még elszomorítóbb a kép, ha azt nézzük, hogy a számlázáshoz kapcsolódik-e valamilyen készletkezelés, gazdálkodás. Sokan felesleges adminisztrációnak tekintik, sokan úgy gondolják, hogy a számítógépes nyilvántartás túlságosan megköti a kezüket, pedig egy jól átgondolt, megfelelően összeállított és vezetett nyilvántartás nagyban elősegítheti a cég növekedését, és nélküle gyakorlatilag elképzelhetetlen a töretlen fejlődés. Ezért már egy egészen kis cégnek is úgy kellene használnia ezeket a programokat, hogy változatlan, legfeljebb bővített formában használhatók legyenek a cég bővülése esetén is.

A könyvelés, bérszámfejtés ma már gyakorlatilag számítógépeken történik. Igaz a kisebb cégeknél általában külső iroda végzi mindezt. A pénztárkezelés azonban már más kérdés. A számviteli törvény előírja – és az APEH megkezdte az ellenőrzését – a társaságoknál megfelelő pénzkezelési szabályzat elkészítését, és az ennek megfelelő pénzkezelést. Még mindig nagyon sok kisvállalkozás van, ahol nem veszik ezt kellően komolyan, pedig egy viszonylag olcsó program is sokat segíthet, hogy könnyen és az elvárásoknak megfelelően végezhessük el ezt a tevékenységet. Ezeknek a programoknak a használatával ugyanakkor sok hasznos többlet információhoz is juthatunk.

Még a kisebb vállalkozások döntő többségénél is gyakorlatilag valamilyen formában elérhető az Internet. Sok esetben azonban ez az elérhetőség nagyon alacsony felhasználási hatásfokkal párosul. A legjellemzőbb hibák:

-         van e-mail címe a cégnek, csak gyakorlatilag nem olvassák el a beérkező leveleket

-         az Internetről érkező kérdések, kérések nem jutnak el ahhoz, akinek feladata lenne a válaszolás

-         ha valamilyen információra van szükségünk, akkor még csak-csak eszünkbe jut, hogy nézzük meg az Interneten, de magunkról már nem teszünk ki információkat

-         van egy céges WEB lapunk, de nem frissítjük az információkat, és nem teszünk azért meg semmit, hogy ránk is találjanak.

Az „információs társadalomban” egy vállalkozás fejlődését alapvetően az határozza meg, hogy mennyire képes összegyűjteni a számára szükséges információkat, milyen gyorsan és hatékonyan tudja ezeket az információkat rendszerezni és megválaszolni, valamint hogyan tudja a saját információit eljuttatni a potenciális ügyfelekhez. Ez pedig hatékony informatikai rendszer – számítástechnikai eszközök és szoftverek célszerűen összeállított és működtetett együttese – nélkül nem képzelhető el.

            Ha a cikk elolvasása után úgy gondolja, hogy az Ön vállalkozására egyetlen leírt hiba sem jellemző, akkor jó úton jár és cége biztosan fejlődni fog. Ha azonban a hibák valamelyike ismerősnek tűnik, akkor fontolja meg vállalkozás és/vagy informatikai rendszer fejlesztési szakember tanácsának kikérését. Szinte biztos, hogy több hasznot hoz a külső szakember segítsége, mint amennyibe kerül.

            A PC KUCKÓ WEB Áruház szakemberei személyes, helyszíni igényfelmérés után tesznek javaslatot a vállalkozás informatikai fejlesztésének irányaira.